Tietosuojaseloste työnhakijoille

Laatimispäivä: 21.4.2018 Päivitetty: 1.2.2021 Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 § Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Finnmap Infra Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja työhakemuksen ja rekrytointiprosessin yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Finnmap Infra Oy Y-Tunnus: 0921976-2 Osoite: Ratapihantie 11, 00520 Helsinki Sähköposti: tietosuoja@finnmap-infra.fi Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Matti Räty

2. Rekisterin / henkilötietojen käyttötarkoitus

Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessissa, esimerkiksi työhakemusten käsittelyyn, hakijoiden informointiin rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden arvioimiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen meille lähettämääsi hakemukseen perustuvan pyynnön nojalla.

3. Rekisterin tietosisältö

Keräämme ja käsittelemme sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työhakemusten käsittelyn ja rekrytointiprosessin kannalta, kuten • perustiedot, esim. nimi, kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero, syntymäpaikka ja -aika, valokuva; • työhakemukseesi sisältyvät tiedot ja siihen liittyvät dokumentit, esim. koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito ja suosittelijat; ja • rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut sekä suosittelijat.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti henkilötiedot kerätään suoraan työnhakijalta. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten julkisista tietokannoista. Henkilö on lisätty rekisteriin osoitettuaan mielenkiintonsa työskennellä yrityksessä.

5. Tietojen luovuttaminen tai siirtäminen

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille: • Solwers -konsernin emoyhtiölle sekä muille tytäryrityksille; • lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa; • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. ulkoistetut palkanlaskentapalvelut). Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä; • kun uskomme, että henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi; ja • sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esim. suosittelijat.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen sovellettavan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta sekä lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

8. Tarkastus-, kielto-, ja korjausoikeus

Henkilöllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja pyyntö on omakätisesti allekirjoitettava (henkilöllisyys todistettava). Tarkastuspyynnön johdosta annettavat tiedot annetaan kirjallisesti ja toimitetaan postitse kyseisen henkilön rekisteriin ilmoittamaan osoitteeseen. Kaikki pyynnöt osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle.